Umsatzrückgang im Sommer: 10 Strategien zum Umgang mit hohen Personalkosten

Mit dem Einzug der Sommermonate steht für viele Betriebe in der Bio-Branche eine herausfordernde Zeit bevor: Die Kunden bestellen im Sommer durch einen eigenen Garten oder Urlaub weniger während die laufenden Kosten, insbesondere die Personalkosten, gleich hoch bleiben. In diesem Artikel stellen wir Maßnahmen vor, die Sie als Unternehmer ergreifen können, um aktiver mit den hohen Personalkosten umgehen zu können. Außerdem beleuchten wir, wie sie Zeiten mit wenig Arbeitsanfall sinnvoll nutzen können.

1. Überblick verschaffen

Bevor Maßnahmen zur Senkung der Personalkosten eingeleitet werden, müssen Sie die Fakten kennen: Wie hoch sind die Fixkosten, wie hoch ist der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten? Nur wenn Sie einen Überblick haben, können Sie entscheiden, welche Maßnahme für Ihre Situation die richtige ist. Der KuRo Contolling-Monitor schafft diese Transparenz für Sie.

2. Frühzeitige Urlaubsplanung

Eine vorausschauende Urlaubsplanung sorgt dafür, dass das Personal dann eingesetzt ist, wenn es auch benötigt wird. Laut Gesetz legt der Arbeitgeber den Zeitraum für den Urlaub nach den Urlaubsanträgen des Arbeitnehmers fest, muss dabei aber die Wünsche des Arbeitnehmers berücksichtigen. Gehen Sie also frühzeitig mit Ihren Mitarbeitenden ins Gespräch und bitten darum, den Urlaub entsprechend den betrieblichen Bedürfnissen zu planen. Wenn dringende betriebliche Gründe vorliegen (z.B. Saisonarbeit), kann Urlaub außerdem vom Arbeitgeber vorgegeben werden, sogenannter Zwangsurlaub. Nicht ausreichend ist dabei aber, wenn lediglich eine Auftragsflaute vorliegt. Wichtig ist beim Zwangsurlaub, dass dieser mit einem langen zeitlichen Vorlauf (ca. 6 Monate) angekündigt wird.

Alternativ können auch Betriebsferien für bis zu zwei Wochen im Kalenderjahr angeordnet werden. Aber auch diese Möglichkeit muss entweder im Arbeitsvertrag vereinbart werden oder mit den Mitarbeitern einvernehmlich besprochen und idealerweise dann z.B. im Rahmen eines Nachtrags zum Arbeitsvertrag dokumentiert werden.

Insgesamt ist es immer sinnvoll, möglichst mit den Mitarbeitern frühzeitig eine einvernehmliche Urlaubsplanung durchzuführen.  

3. Abbau von Überstunden und Flexibilisierung durch Arbeitszeitkonten

Durch den flexiblen Einsatz von Arbeitszeiten können Sie Spielräume schaffen. Dabei gilt jedoch, dass der Aufbau von Überstunden ohne entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag nicht einseitig vom Arbeitgeber angeordnet werden kann.

Eine Lösung stellt ein flexibles Arbeitszeitkonto dar, das als Nachtrag zum Arbeitsvertrag vereinbart werden kann. Darin, oder – wenn ein Betriebsrat vorhanden ist – in einer Betriebsvereinbarung können Sie regeln, in welchem Umfang Zeitguthaben aufgebaut werden darf und wie bzw. wann überschüssige Stunden abzubauen sind. Hier kann z.B. geregelt werden, dass Überstunden insbesondere in bestimmten Phasen oder Monaten abzubauen sind. Eine andere Möglichkeit ist die Vereinbarung, dass das Zeitguthaben zu einem bestimmten Zeitpunkt, z.B. zum 01.Oktober des Jahres auf null stehen muss. In arbeitsintensiven Phasen können so Überstunden aufgebaut und später wieder abgebaut werden.

Wichtig: Ein flexibles Arbeitszeitkonto bedarf einer ausdrücklichen Regelung im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung.

4. Flexibilisierung der Arbeitszeiten im Arbeitsvertrag

Statt einer festen Wochenarbeitszeit können Sie im Arbeitsvertrag auch eine wöchentliche Mindest- bzw. eine Höchstarbeitszeit vereinbaren. Ist eine Mindestarbeitszeit vereinbart, können Sie bis zu 25 Prozent der vereinbarten Arbeitszeit zusätzlich abrufen. Ist eine Höchstarbeitszeit vereinbart, kann bis zu 20 Prozent weniger abgerufen werden.

Ein Vorteil ist der flexible Einsatz, Nachteile sind jedoch der große Koordinations- und Kommunikationsaufwand, außerdem machen die oben dargestellten Beschränkungen diese Regelung auch nur zu einem gewissen Grad flexibel. Außerdem muss der Arbeitnehmer regelmäßig vier Tage vorher informiert werden, wenn die flexiblen Arbeitszeiten genutzt werden sollen.

Zu vergüten ist in diesem Fall immer die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Wer die Zusatzarbeit nicht direkt auszahlen möchte, sondern über einen längeren Zeitraum flexible Zeiten auf- bzw. abbauen möchte, muss auch hier ein schriftliches Arbeitszeitkonto einführen.

5. Sabbaticals

Ein Sabbatical ist eine längere Auszeit von der Arbeit, welche z.B. auf drei Monate angesetzt sein kann. Sabbaticals sind nicht nur eine schöne Möglichkeit für Arbeitnehmer, in Zeiten mit wenig Arbeitsanfall profitiert auch der Arbeitgeber davon. Um diesen Sonderurlaub zu finanzieren, gibt es verschiedene Modelle:

• Unbezahlte Freistellung: Der Arbeitnehmer bekommt während seiner Abwesenheit kein Gehalt und ist freigestellt. Dadurch, dass der Mitarbeiter nach dem ersten Monat der Freistellung aber insbesondere die Krankenversicherungs- und Pflegeversicherungsbeiträge selbst tragen muss, ist das Modell wenig praktikabel.
• Sonderurlaub: Der unbezahlte Sonderurlaub hat dieselben Nachteile wie die unbezahlte Freistellung. Auch hier muss sich der Arbeitnehmer nach dem ersten Monat selbst insbesondere um die Krankenversicherungs- und Pflegeversicherungsbeiträge kümmern.
• Langzeitarbeitskonto: Hier werden über Jahre Überstunden aufgebaut, die dann im Sabbatical auf einen Schlag genommen werden. Lohnzahlungen und die Sozialversicherung laufen weiter. Wichtig ist, dass angesparte Zeiten formell erfasst werden und es darüber eine klare Vereinbarung gibt. Mit Zeitwertguthaben können außerdem auch nicht genutzte Urlaubstage, Weihnachtsgeld und Boni angespart werden. Solche Langzeitarbeitskonten müssen jedoch gegen das Risiko der Insolvenz abgesichert werden.

6. Freiwillige Leistungen kürzen

Müssen die Personalkosten akut reduziert werden, können freiwillige Leistungen, wie Weiterbildungen oder Zuschüsse für Lebensmittel, Sozialleistungen, Jobtickets oder Kinderbetreuung gekürzt oder gestrichen werden. Hier ist die Kommunikation der Maßnahme an die Mitarbeitenden entscheidend, um niemanden vor den Kopf zu stoßen oder schlimmstenfalls langjährige und gute Mitarbeitende zu verlieren.

7. Änderungskündigungen, Trennung und Aufhebungsverträge

Mit einer Änderungskündigung kann man gegebenenfalls Gehaltskürzungen ohne das Einvernehmen mit dem Arbeitnehmer durchführen. Einvernehmlich kann selbstverständlich immer das Gehalt gekürzt werden. Aber welcher Arbeitnehmer unterschreibt schon gerne eine Gehaltskürzung?  

Um durch eine Änderungskündigung eine einseitige Gehaltskürzung erreichen zu können, müssen gravierende Gründe, wie eine drohende Entlassung oder eine mögliche Schließung des Betriebs im Raum stehen. Die rechtlichen Voraussetzungen sind hier sehr hoch und ein solcher Schritt sollte daher gut überlegt und gut vorbereitet werden.

In Zeiten mit geringer Auftragslage liegen oft auch betriebliche Gründe vor, die eine Trennung von bestimmten Mitarbeitern rechtfertigen. Bei einer betrieblichen Kündigung muss jedoch grundsätzlich eine Sozialauswahl erfolgen, welche Mitarbeiter gehen müssen.

Eine gute Alternative dazu ist der Abschluss von Aufhebungsverträgen mit Mitarbeitern. Hier kann man mit den Mitarbeitern eine Trennung vereinbaren, die man nicht mehr weiter beschäftigen möchte. Normalerweise wird man dabei um die Zahlung einer Abfindung nicht herumkommen. Der Vorteil ist, dass man dadurch schnell und rechtssicher den Mitarbeiterstamm reduzieren kann.

8. Kurzarbeit

Mittels Kurzarbeit kann die betriebliche Arbeitszeit und damit auch der Lohn von Mitarbeitenden vorübergehend gekürzt werden. Der Lohnausfall wird durch Kurzarbeitergeld von der Bundesagentur für Arbeit kompensiert. Gründe für Kurzarbeit sind unter anderem Auftrags- und Arbeitsmangel, dieser darf jedoch außerhalb der Baubranche nicht saisonbedingt sein. Für das hier beschriebene Sommerloch ist Kurzarbeit also keine Lösung.

9. Ruhige Zeiten sinnvoll nutzen

Eine saisonbedingte geringe Auftragslage sorgt zunächst für Besorgnis, sie bietet jedoch auch Chancen für den Betrieb, die nicht zu unterschätzen sind. In diesen Zeiten können wichtige Arbeiten am Betrieb, z.B. zur Instandhaltung intern von handwerklich begabten MitarbeiterInnen erledigt und damit externe Kosten gespart werden. Ob die Fassade gestrichen werden muss oder alle Lieferkisten gewaschen werden – diese Arbeiten sind wichtig und brauchen zeitliche Kapazitäten.

Ähnlich verhält es sich mit Projekten, die den Betrieb
voranbringen, z.B. die Einführung einer neuen Software. Legen sie solche
Projekte in ruhige Phasen, damit ausreichend Zeit für die Umstellung und
Einarbeitung vorhanden ist. Nutzen Sie ruhige Phasen außerdem zur Vorarbeit. Vielleicht
mag es abwegig erscheinen den Adventsmarkt bereits im Juli zu planen, sinnvoll
ist es auf jeden Fall, denn Sie schaffen Entlastung für Zeiten, in denen Sie
alle Kapazitäten an anderer Stelle brauchen.Wichtig ist bei all diesen Punkten eine gute Planung: Sie
wissen aus Erfahrung, dass im Sommer mit einem gewissen Abfall der Bestellungen
zu rechnen ist. Überlegen Sie also frühzeitig, wie sie diese Zeiten nutzen
wollen und kommunizieren Sie diese Ziele gut an Ihre Mitarbeitenden.

10. Erholungsphasen für Führungskräfte sind wichtig

Inhaber und Führungskräfte brauchen Erholung und Zeiten, in denen sie sich aus dem täglichen Geschehen zurückziehen können, um sich der Strategie, Entwicklung und Planung zu widmen. Nutzen Sie Zeiten, in denen alle Bereiche sehr gut besetzt sind für sich und ziehen Sie sich raus. Langfristig ist das für Sie und den Betrieb ungemein wertvoll.